En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 MAHAN GPS TRACKER pone en conocimiento de los titulares de los datos personales sobre los cuales actualmente se realiza cualquier tipo de tratamiento la presente Política De Tratamiento De La Información (en adelante “La Política”).

 

Objeto

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En la presente Política se establecen las directrices mediante las cuales MAHAN GPS TRACKER  se realiza el tratamiento de los datos personales, dar a conocer a los titulares el alcance y finalidad del tratamiento, derechos de los titulares, deberes de los responsables y encargados, así como los procedimientos para ejercer los derechos que les asisten a los Titulares de los datos personales.

Marco Normativo:

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• Constitución Política de Colombia Artículo 15

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

 

Definiciones

 

En la aplicación de la presente Política se tendrá en cuenta las definiciones establecidas por la normatividad vigente sobre la materia como son:

• Autorización: Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Principios

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El Tratamiento de datos personales que realiza MAHAN GPS TRACKER se basa en los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales son:

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• Legalidad

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El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad que debe sujetarse a los establecidos en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

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• Libertad

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El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

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• Finalidad

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El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

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• Veracidad o Calidad

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La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

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• Transparencia

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En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricción, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

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• Acceso y Circulación Restringida.

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El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

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• Seguridad

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La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

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• Confidencialidad

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Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

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Responsable del Tratamiento

 

MAHAN GPS TRACKER como responsable del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:

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• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;  

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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Encargado del Tratamiento:

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Cuando MAHAN GPS TRACKER actúe como encargado del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

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• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

MAHAN GPS TRACKER garantizará que los Encargados del Tratamiento de datos personales den cumplimiento a las obligaciones contenidas en la presente Política.

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Finalidad

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Tipo de Datos

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MAHAN GPS TRACKER solo recopila y recibe información personal voluntariamente suministrada por los Titulares por medio de los canales dispuestos y diseñados para tal fin. Generalmente recopila la información correspondiente a sus empleados, proveedores, clientes y la relacionada a personas naturales que concierna al desarrollo de cualquiera de los proyectos desarrollados por nuestros clientes y los resultados de los estudios de campo en cada región.

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La información que MAHAN GPS TRACKER. recolecte por cualquiera de los canales previstos para tal fin entre otros, página web, formularios, contratos comerciales, contratos laborales, entrevistas, conversaciones, reuniones, correo electrónico; será tratada con la única finalidad de dar cumplimiento a su objeto social y principalmente para:

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• Desarrollar su objeto social. Prestar servicios de localización de personas, cosas, carga, vehículos, entre otros en el territorio colombiano.

• Facilitar la correcta ejecución de los servicios contratados, así como de las ventas realizadas.

• Gestionar tareas básicas de administración.

• Enviar información comercial – seguimiento y promoción de productor y servicios.

• Dar cumplimiento a los contratos suscritos con sus empleados, proveedores y clientes, así como autoridades judiciales o administrativas.

• Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de la relación contractual con MAHAN GPS TRACKER.

• Diseñar mejoras a productos, procesos y servicios.

• Mantener en sus bases de datos información y proporcionar la misma a un tercero cuando será necesario en lo referente a contacto para casos de emergencia, accidentes de trabajo y formación académica.

• Desarrollo de protocolos de seguridad, proyectos de capacitación y actualización, desarrollo de actividades internas, envío de comunicaciones referentes a estadísticas, reformas y nombramientos.

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Toda la información personal que sea recopilada por MAHAN GPS TRACKER solo será tratada exclusivamente con el propósito y finalidad para la cual fue suministrada.

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El Titular declara que los datos aportados libremente en los formularios que aparecen en el Sitio Web, contratos, plataforma y autorizaciones, son veraces. El Titular es responsable de los datos que aporte, que no sean falsos o inexactos, para garantizar la correcta prestación del servicio y la protección de la misma.

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El Titular consiente que sus datos personales y/o cualquier otro dato aportado por él,  sean tratados de forma automatizada o manual.

Datos Sensibles y Datos de los Niños, Niñas y Adolescentes.

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Cuando se requiera realizar el Tratamiento de datos sensibles, de datos de menores de edad, afiliación a organizaciones de cualquier tipo, orientación sexual e información recolectada en los exámenes médicos sobre salud ocupacional, MAHAN GPS TRACKER con el fin de salvaguardar el interés vital de los Titulares protegerá con especial cuidado y estrictas medidas de protección los datos catalogados como sensibles. MAHAN GPS TRACKER ha implementado sistemas y estándares de tecnología y de seguridad operacional con el fin de proteger información personal de pérdida, usos no debidos, alteraciones o destrucción. Adicionalmente, todos nuestros empleados son conscientes del Tratamiento adecuado que debe darse sobre los datos personales y sobre aquellos considerados como sensibles, por lo que bajo una cláusula de confidencialidad se comprometen a respetar políticas de reserva, secreto profesional y seguridad de información.

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Para el Tratamiento de este tipo de datos se requerirá de autorización expresa de los Titulares (en el caso de menores de edad de sus representantes legales) en la que se informe que se responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Dcto 1377/2013) y las demás establecidas por la ley.

 

Recolección

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Los datos personales serán recolectados por los canales señalados para tal fin como son:

• Contratos civiles, comerciales y laborales.

• Formatos físicos debidamente identificados con nuestro logo los cuales señalan claramente los derechos de los Titulares, el fin o fines para los cuales se recolectan los datos y la autorización.

• Por medio de nuestro portal web https://mahan-motos.wixsite.com/mahan-gps-tracker

• Por medio de nuestras líneas telefónicas.

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MAHAN GPS TRACKER tiene como política limitar la recolección de datos personales al mínimo requerido para cada caso, evitando la recopilación de información irrelevante; de igual manera evitará el uso de información personal para actividades de envío y recibo de correos no solicitado así como de su uso para fines no señalados en la autorización.

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MAHAN GPS TRACKER se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener dicha autorización y en general para realizar el Tratamiento de los datos personales de las personas que tengan algún vínculo con MAHAN GPS TRACKER.

Autorización.

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En todos los casos de recolección de datos, MAHAN GPS TRACKER solicitará la autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y si sus datos serán transferidos o transmitidos,  salvo en los siguientes casos:

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• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

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Prueba de la Autorización: MAHAN GPS TRACKER de acuerdo al medio que se haya utilizado para obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Titulares prueba de la autorización.

La autorización podrá ser revocada siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

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Titulares de los Datos

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MAHAN GPS TRACKER velará por que se cumplan con los derechos de los Titulares de los datos personales que se encuentren en sus bases de datos.

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Derechos de los Titulares:

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• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MAHAN GPS TRACKER y las demás compañías encargadas del tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.

• Ser informado por MAHAN GPS TRACKER o alguna de las compañías encargadas del Tratamiento de los datos personales, previa solicitud, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el Tratamiento.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Procedimientos Para Consultas y Reclamos

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Para efectos de que los Titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se ha dispuesto de la dirección de correo electrónico: mahanmotos@gmail.com, o por medio escrito a la dirección en Bogotá D.C., Carrera 50 No. 17 Sur 50, dirigido al área ADMINISTRATIVA, o al celular 304 606 3500. El área responsable de dar trámite a las consultas o reclamos es el área de TRATAMIENTO DE DATOS.

 

Consultas

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Los titulares o sus herederos pueden consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos sea del sector público o privado. El Responsable o Encargado del Tratamiento deberán entregar toda la información que se tenga relacionada con el Titular de los datos.

Término: Las consultas deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, su consulta expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reclamos

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El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de: corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan que hay un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo.

Para presentar un reclamo debe seguirse el siguiente procedimiento:

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• Se debe formular el reclamo dirigida al Responsable o Encargado del Tratamiento;

• Debe contener identificación del titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• La dirección física o correo electrónico; y

• Los documentos que se requiera para sustentar el reclamo;

 

Términos: Si el reclamo resulta incompleto: se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurrido dos (2) meses el interesado no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo: Una vez recibido el reclamo y a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haberlo recibido, se incluirá en la base de datos con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá permanecer hasta que el reclamo sea decidido.

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El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos.

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Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

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• Sea una obligación  legal o contractual conservar dichos datos.

• Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el Interés Público.

• La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

 

Revocatoria de la Autorización

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Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo etc. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

Vigencia.

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Esta política rige a partir del 19 de Julio de 2016. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el  tiempo necesario y razonable de acuerdo al Tratamiento. Sus modificaciones serán comunicadas oportunamente a los Titulares antes de implementar sus cambios.